E-Mail-Setup (IMAP/SMTP)

📋 Zugangsdaten (Quick Reference)

E-Mail-Adresse: <dein.name>@kit-it-koblenz.de Passwort: Dein Webmail-Passwort Server: mail.kit-it-koblenz.de

Empfohlene Einstellungen Wichtig

Dienst	Verschlüsselung	Host	Port
IMAP Empfohlen	STARTTLS	mail.kit-it-koblenz.de	143
IMAPS	SSL/TLS	mail.kit-it-koblenz.de	993
SMTP Empfohlen	STARTTLS	mail.kit-it-koblenz.de	587
SMTPS	SSL/TLS	mail.kit-it-koblenz.de	465

🚀 Setup-Guides nach Client

📬 Thunderbird (Linux/Windows/macOS)

Download: thunderbird.net

Thunderbird öffnen → Beim ersten Start: “E-Mail einrichten”

Falls schon Accounts vorhanden: Menü (☰) → Einstellungen → Konten-Einstellungen → Konten-Aktionen → E-Mail-Konto hinzufügen
Basis-Infos eingeben
- Ihr Name: Dein Name (wird als Absender angezeigt)
- E-Mail-Adresse: [email protected]
- Passwort: Dein Webmail-Passwort
→ Weiter
Thunderbird versucht Auto-Config

→ Sollte automatisch mail.kit-it-koblenz.de finden! ✨

Falls nicht: Manuell konfigurieren klicken
Manuelle Konfiguration (falls nötig)

Posteingang (IMAP):
- Server: mail.kit-it-koblenz.de
- Port: 143
- Verbindungssicherheit: STARTTLS
- Authentifizierung: Normales Passwort
Postausgang (SMTP):
- Server: mail.kit-it-koblenz.de
- Port: 587
- Verbindungssicherheit: STARTTLS
- Authentifizierung: Normales Passwort
- Benutzername: [email protected] (WICHTIG: Volle E-Mail!)
→ Erneut testen → Fertig
✅ Fertig! Mails sollten jetzt laden.

🎨 Signatur einrichten (Thunderbird)

Einstellungen → Konten-Einstellungen
Dein Account auswählen → Ganz unten: Signatur
“HTML verwenden” aktivieren (für Formatierung)
Signatur eingeben:

Mit freundlichen Grüßen
Dein Name

K.I.T. Solutions GmbH
E-Mail: [email protected]
Web: kit-it-koblenz.de

OK → Fertig! Ab jetzt in jeder neuen Mail.

📧 Outlook (Windows/macOS)

Outlook öffnen → Datei → Konto hinzufügen
E-Mail-Adresse eingeben
- E-Mail: [email protected]
- → Verbinden
Kontoart wählen

Falls nicht automatisch: IMAP auswählen
Passwort eingeben

→ Dein Webmail-Passwort
Erweiterte Einstellungen (falls Auto-Config fehlschlägt)

Posteingangsserver (IMAP):
- Server: mail.kit-it-koblenz.de
- Port: 993
- Verschlüsselung: SSL/TLS
Postausgangsserver (SMTP):
- Server: mail.kit-it-koblenz.de
- Port: 587
- Verschlüsselung: STARTTLS
- Authentifizierung erforderlich: ✅ AN
- Benutzername: [email protected]
→ Weiter → Fertig

🎨 Signatur einrichten (Outlook)

Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen
Neu → Name eingeben (z.B. “Standard”)
Signatur schreiben (Formatierung möglich)
Standard für neue Nachrichten auswählen
OK

🍎 Apple Mail (macOS/iOS)

macOS:

Mail öffnen → Mail (Menü) → Einstellungen → Accounts
+ (Plus) klicken → Account hinzufügen
“Anderen Mail-Account hinzufügen” wählen
Infos eingeben:
- Name: Dein Name
- E-Mail: [email protected]
- Passwort: dein-passwort
→ Anmelden
Mail versucht Auto-Config – Falls erfolgreich: ✅ Fertig!
Manuelle Config (falls nötig):

Mail-Server (IMAP):
- Server: mail.kit-it-koblenz.de
- Benutzername: [email protected]
- Passwort: dein-passwort
SMTP-Server:
- Server: mail.kit-it-koblenz.de:587
- Benutzername: [email protected]
- Authentifizierung: Passwort
→ Anmelden

iOS (iPhone/iPad):

Einstellungen → Mail → Accounts → Account hinzufügen
“Andere” wählen → Mail-Account hinzufügen
Infos eingeben:
- Name: Dein Name
- E-Mail: [email protected]
- Passwort: dein-passwort
- Beschreibung: K.I.T. Mail
→ Weiter
IMAP auswählen (nicht POP!)
Server-Details:

Posteingang:
- Hostname: mail.kit-it-koblenz.de
- Benutzername: [email protected]
- Passwort: dein-passwort
Postausgang: (gleiche Daten)
- Hostname: mail.kit-it-koblenz.de
- Benutzername: [email protected]
- Passwort: dein-passwort
→ Weiter → Sichern

🎨 Signatur (macOS)

Mail → Einstellungen → Signaturen
Account auswählen → + klicken
Signatur eingeben
“Signatur immer verwenden” aktivieren

🤖 Android (Gmail App / K-9 Mail)

Option 1: Gmail App (empfohlen)

Gmail App öffnen → Menü (☰) → Einstellungen
Konto hinzufügen → Andere
E-Mail eingeben: [email protected] → Weiter
Kontotyp: Persönlich (IMAP) auswählen
Passwort eingeben → Weiter
Posteingangsserver:
- Benutzername: [email protected]
- Passwort: dein-passwort
- Server: mail.kit-it-koblenz.de
- Port: 993
- Sicherheitstyp: SSL/TLS
→ Weiter
Postausgangsserver:
- Server: mail.kit-it-koblenz.de
- Port: 587
- Sicherheitstyp: STARTTLS
- Anmeldung erforderlich: ✅
- Benutzername: [email protected]
→ Weiter → Fertig

Option 2: K-9 Mail (Open Source)

Download: F-Droid oder Play Store

→ Setup ähnlich wie Gmail App, aber mit mehr Einstellungen.

🐛 Häufige Probleme & Lösungen

Problem 1: „Authentifizierung fehlgeschlagen”

Ursachen:

❌ Falsches Passwort → Im Webmail testen: mail.kit-it-koblenz.de
❌ Benutzername falsch → Muss volle E-Mail-Adresse sein: [email protected]
❌ 2FA aktiviert? → Nutze App-Passwort statt normales Passwort (siehe Webmail-Einstellungen)

Fix:

# Passwort testen (Linux/macOS)
curl --url 'imaps://mail.kit-it-koblenz.de' --user '[email protected]:PASS'
# Sollte Ordner-Liste zeigen

Problem 2: „Verbindung zum Server fehlgeschlagen”

Ursachen:

❌ Falscher Server → Muss mail.kit-it-koblenz.de sein (nicht imap.kit...)
❌ Falscher Port → IMAP: 143 (STARTTLS) oder 993 (SSL) / SMTP: 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL)
❌ Firewall/VPN blockiert → Teste von anderem Netzwerk (Mobil-Hotspot)

Test:

# IMAP-Port testen
telnet mail.kit-it-koblenz.de 993

# SMTP-Port testen
telnet mail.kit-it-koblenz.de 587

Falls Verbindung fehlschlägt → Firewall/Admin kontaktieren.

Problem 3: „Kann Mails empfangen, aber nicht senden”

Ursache: SMTP-Server nicht richtig konfiguriert.

Checklist:

✓ SMTP-Server: mail.kit-it-koblenz.de
✓ Port: 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL)
✓ Authentifizierung aktiviert (oft vergessen!)
✓ Benutzername = volle E-Mail-Adresse

Problem 4: Mails landen im Spam

Für Empfänger:

Im Webmail: Mail als “Kein Spam” markieren
Absender zu Kontakten hinzufügen

Für Absender (wenn DEINE Mails im Spam landen):

→ Admin kontaktieren: SPF/DKIM-Setup prüfen
Keine Spam-Wörter in Betreff nutzen (“KOSTENLOS!”, “GEWINN!”)
Signatur mit Link zu offiziellem K.I.T.-Website hilft

Problem 5: Alte Mails werden nicht angezeigt

Ursache: Client lädt standardmäßig nur letzte 30 Tage.

Thunderbird-Fix:

Konten-Einstellungen → Synchronisation & Speicherplatz
“Nachrichten von Server abrufen” → “Alle Nachrichten” wählen

Outlook-Fix:

Datei → Kontoeinstellungen → Doppelklick auf Account
Weitere Einstellungen → Erweitert
“Ordner offline verfügbar machen” aktivieren

🎨 Signatur-Vorlagen

Minimalistisch:

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

K.I.T. Solutions
[email protected]

Professionell:

──────────────────────────
Max Mustermann
IT-Consultant

K.I.T. Solutions GmbH
📧 [email protected]
🌐 kit-it-koblenz.de
📞 +49 123 456789
──────────────────────────

Mit Disclaimer:

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

──────────────────────────
K.I.T. Solutions GmbH
E-Mail: [email protected]
Web: kit-it-koblenz.de

Diese E-Mail ist nur für den Empfänger bestimmt.
Vertrauliche Informationen nicht weitergeben.
──────────────────────────

🔧 Erweiterte Features

Filter/Regeln erstellen (Thunderbird)

Use-Case: Automatisch Mails von bestimmten Absendern in Ordner verschieben.

Rechtsklick auf Account → Einstellungen
Filter → Neu
Regel definieren:
- Von: enthält → github.com
- Aktion: Verschieben nach → Ordner: GitHub
OK → Filter aktiv!

Abwesenheitsnotiz (Webmail)

Login: mail.kit-it-koblenz.de
Einstellungen → Filter → Abwesenheit
Aktivieren → Nachricht schreiben:

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin vom 01.01. bis 14.01. im Urlaub und
habe keinen Zugriff auf E-Mails.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an:
[email protected]

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

Speichern → Fertig!

📚 Weiterführende Links

🌐 Webmail-Login: mail.kit-it-koblenz.de
📖 Mailcow Docs: docs.mailcow.email
🔧 Troubleshooting: FAQ →
🔐 2FA-Setup: Zugänge & Sicherheit →